Wat doe je bij een klant die niet betaalt?

Wanneer een klant niet betaalt, kan dat een flinke uitdaging zijn voor je bedrijf. Maar geen paniek, er is een duidelijk klant betaalt niet stappenplan dat je kunt volgen om je openstaande factuur te innen. Wij begrijpen dat je snel een oplossing zoekt, en we zijn hier om je door elke fase te loodsen, van vriendelijke herinnering tot, indien nodig, juridische stappen.

Wat zijn de eerste stappen bij een klant die niet betaalt?

De eerste stappen bij een klant die niet betaalt, richten zich op vriendelijke communicatie en het vaststellen van de reden voor de wanbetaling. Eén op de vier facturen in Nederland werd in 2025 niet op tijd betaald, een stijging van 23,9% het voorgaande jaar, aldus Altares Dun & Bradstreet (2025). Dit betekent dat je niet de enige bent die hiermee te maken krijgt.

Het is cruciaal om snel te handelen, want hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je het geld nog krijgt. Mr. Lucien Ridderbroek van e-Legal incasso advocaten benadrukt dat snelheid essentieel is: “Hoe langer het duurt, hoe groter het risico dat je de vordering moet afschrijven.” Het is mijn ervaring dat een persoonlijke benadering in deze beginfase vaak wonderen doet. Soms is er simpelweg sprake van een misverstand of een vergeten betaling. Een goed klant betaalt niet stappenplan begint dus met begrip.

Begin met een vriendelijke betalingsherinnering. Dit kan telefonisch of per e-mail. Vraag of de factuur goed is aangekomen en of er wellicht onduidelijkheden zijn. Dit geeft de klant de gelegenheid om eventuele problemen te bespreken. Als er geen reactie komt, stuur dan een tweede, iets formelere herinnering. Zorg ervoor dat je altijd de originele factuur meestuurt en een duidelijke betalingstermijn vermeldt. Wat de meeste mensen missen, is dat de toon van je communicatie het verschil kan maken tussen een snelle betaling en een escalatie. Blijf professioneel, maar empathisch.

Hoe stel je een effectieve aanmaning op?

Een effectieve aanmaning is formeel, duidelijk en stelt een laatste termijn voor betaling, cruciaal in een klant betaalt niet stappenplan. Een aanmaning is een schriftelijke sommatie waarin je de klant formeel in gebreke stelt voor de openstaande factuur. Het is belangrijk om hierbij de wettelijke eisen in acht te nemen, vooral als je later incassokosten wilt vorderen.

In mijn praktijk zie ik vaak dat ondernemers aanmaningen te vaag formuleren. Dit is een veelvoorkomende fout. De aanmaning moet specifiek zijn: vermeld het factuurnummer, het factuurbedrag, de oorspronkelijke betaaldatum en de nieuwe, uiterste betaaldatum. Voeg ook de gevolgen toe als betaling uitblijft, zoals het in rekening brengen van incassokosten en wettelijke rente. Voor zakelijke vorderingen mag je vaak direct wettelijke handelsrente in rekening brengen. Wat veel mensen niet weten, is dat het niet aan te raden is om aanmaningen te nummeren (bijvoorbeeld “Eerste aanmaning”, “Tweede aanmaning”), zoals Mr. Lucien Ridderbroek van e-Legal incasso advocaten adviseert. “Daar gaat het signaal van uit dat er nog meer volgen en er dus extra tijd is om te betalen.” Dit verraste me de eerste keer dat ik het hoorde, maar het is een slimme psychologische zet.

Een goede aanmaning bevat de volgende elementen:

• Volledige gegevens van jouw bedrijf en de klant.
• Duidelijke referentie naar de openstaande factuur (nummer en datum).
• Het exacte openstaande bedrag.
• De oorspronkelijke uiterste betaaldatum en de nieuwe, verlengde betaaldatum.
• Een duidelijke waarschuwing voor de gevolgen van niet-betaling, zoals extra kosten.
• De mededeling dat je bij uitblijven van betaling verdere stappen zult ondernemen, zoals het inschakelen van een incassobureau.

Verstuur de aanmaning bij voorkeur aangetekend, zodat je bewijs hebt van verzending en ontvangst. Dit is een belangrijke stap in je klant betaalt niet stappenplan om juridisch sterk te staan.

Wat is een wik-brief en wanneer gebruik je deze?

Een WIK-brief is een specifieke aanmaning die verplicht is bij vorderingen op consumenten, voordat je incassokosten in rekening mag brengen. De Wet Incassokosten (WIK) regelt de maximale hoogte van deze kosten en stelt de eis dat de consument een laatste kans krijgt om zonder extra kosten te betalen. Dit is een cruciaal onderdeel van het klant betaalt niet stappenplan voor B2C-situaties.

De WIK-brief, ook wel ‘veertien dagen brief’ genoemd, moet de consument een termijn van minimaal 14 dagen geven om alsnog te betalen. Deze termijn gaat in op de dag ná ontvangst van de brief. Hier is waar het interessant wordt: in tegenstelling tot zakelijke aanmaningen, moet de WIK-brief de exacte hoogte van de incassokosten vermelden die in rekening worden gebracht als de consument niet binnen de gestelde termijn betaalt. De meeste mensen weten niet dat het bedrag van de incassokosten wettelijk is vastgelegd en afhankelijk is van de hoofdsom van de vordering.

Als Amice Advocaten adviseren wij altijd om de WIK-brief zorgvuldig op te stellen. Een fout in deze brief kan betekenen dat je geen recht hebt op vergoeding van incassokosten. Dit is waar veel ondernemers de mist in gaan. De brief moet expliciet vermelden dat de consument, indien betaling uitblijft binnen de gestelde termijn, de incassokosten verschuldigd is. Een WIK brief voorbeeld vind je vaak op overheidswebsites zoals Ondernemersplein.nl.

Onthoud: deze brief is alleen van toepassing op consumenten. Bij zakelijke klanten kun je vaak direct incassokosten in rekening brengen, mits dit in je algemene voorwaarden is vastgelegd of als zij al in verzuim zijn. Begrijpen wanneer je een WIK-brief nodig hebt, is een sleutel tot een succesvol klant betaalt niet stappenplan.

Wanneer schakel je een incassobureau of advocaat in?

Je schakelt een incassobureau of advocaat in wanneer alle eerdere pogingen tot minnelijke incasso (herinneringen, aanmaningen, WIK-brief) geen resultaat hebben opgeleverd. Dit is vaak de volgende logische stap in het klant betaalt niet stappenplan. Bijna drie op de vier Nederlandse bedrijven (74,7%) betaalden hun B2B-facturen op tijd in Q4 2025, volgens Altares Dun & Bradstreet (2025), wat betekent dat een kwart van de bedrijven dit niet deed.

Het moment van inschakelen hangt af van de situatie. Voor relatief kleine vorderingen op consumenten kan een incassobureau zoals Justice, bekend om hun “No cure No pay” service, een effectieve en kostenefficiënte optie zijn. Zij nemen de verdere communicatie en het incassoproces uit handen. Wat veel mensen onderschatten, is de tijdsinvestering die het zelf najagen van een openstaande factuur kost. Die tijd kun je beter besteden aan je kernactiviteiten.

Wanneer schakel je dan een advocaat in? Wij adviseren dit bij:

• Grotere vorderingen: Hoe hoger het bedrag, hoe groter het belang van juridische expertise.
• Complexe geschillen: Als er discussie is over de geleverde dienst of product, of over de hoogte van de factuur.
• Buitenlandse debiteuren: Internationale incasso vereist specifieke kennis van buitenlands recht en procedures.
• Dreigend faillissement: Als je vermoedt dat de klant failliet gaat, is snelheid geboden en kan een advocaat je helpen om je vordering veilig te stellen.

Een advocaat kan niet alleen de incassoprocedure starten, maar ook adviseren over de haalbaarheid van een gerechtelijke procedure wanbetaling en je vertegenwoordigen in de rechtbank. Dit is een serieuze stap in het klant betaalt niet stappenplan, maar soms onvermijdelijk om je recht te halen. Vanuit onze expertise bij Amice Advocaten zien we dat proactief advies vaak erger voorkomt.

Wat zijn de kosten en risico's van een incassoprocedure?

De kosten en risico’s van een incassoprocedure variëren afhankelijk van de gekozen aanpak en de uitkomst. Wanneer je een incassobureau inschakelt, werken velen op basis van “no cure no pay”, wat betekent dat je alleen betaalt als de vordering wordt geïnd. Dit is vaak een aantrekkelijke optie voor ondernemers die de risico’s willen beperken.

Bij een gerechtelijke procedure daarentegen, draag je in principe zelf de kosten van de advocaat en de griffierechten. Als je de zaak wint, worden deze kosten (deels) verhaald op de wanbetaler. Maar let op: het is niet altijd zo dat je alle kosten vergoed krijgt. En wat als de klant niet verhaalbaar blijkt? Dat is een risico dat je altijd in overweging moet nemen. Het is belangrijk om deze afweging goed te maken binnen je klant betaalt niet stappenplan. Een van de meest voorkomende misvattingen is dat alle kosten automatisch op de debiteur te verhalen zijn – dat is helaas niet altijd het geval.

De belangrijkste kosten en risico’s zijn:

• Incassokosten: Voor consumenten zijn deze wettelijk gemaximeerd. Voor zakelijke klanten gelden vaak hogere tarieven, mits contractueel vastgelegd.
• Wettelijke rente: Bovenop het factuurbedrag kun je wettelijke rente vorderen. Voor zakelijke vorderingen is dit de wettelijke handelsrente.
• Griffierechten: Kosten die je betaalt aan de rechtbank voor het behandelen van de zaak.
• Deurwaarderskosten: Voor het betekenen van dagvaardingen of het leggen van beslag.
• Advocaatkosten: Tarieven variëren per kantoor en complexiteit van de zaak.
• Risico op niet-verhaalbaarheid: Zelfs met een vonnis in handen, kan het zijn dat de debiteur geen verhaal biedt (bijvoorbeeld door faillissement). Houd er rekening mee dat hoewel het aantal faillissementen in Nederland in 2025 met 15% daalde, er nog steeds risico’s zijn, volgens Allianz Trade (2025).

Een advocaat kan je helpen een inschatting te maken van de haalbaarheid en de potentiële kosten. Voordat je een gerechtelijke procedure start, is het essentieel om deze analyse te doen als onderdeel van je klant betaalt niet stappenplan.

Hoe voorkom je dat klanten in de toekomst niet betalen?

Het voorkomen van wanbetaling is net zo belangrijk als het innen van openstaande facturen, en vereist een proactief klant betaalt niet stappenplan. Preventie is altijd beter dan genezing, zeker als het gaat om debiteurenbeheer. Remko Roosjen van MAAK Advocaten stelt dat bedrijven openstaande facturen kunnen voorkomen door “duidelijke betalingsvoorwaarden vooraf vast te stellen, geautomatiseerde facturatiesystemen te implementeren, debiteuren regelmatig te controleren en sterke klantrelaties te onderhouden.” Dat is precies wat wij ook adviseren.

Hier zijn enkele concrete tips die ik uit ervaring kan delen:

1. Stel duidelijke algemene voorwaarden op: Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden (bijvoorbeeld over betalingstermijnen, incassokosten en wettelijke rente) juridisch waterdicht zijn en dat je klant deze heeft ontvangen en geaccepteerd. Dit is de basis van juridisch sterk staan. Meer hierover lees je in Hoe stel je sterke algemene voorwaarden op?
2. Doe een kredietcheck: Voordat je een nieuwe, grote opdracht aanneemt, controleer dan de kredietwaardigheid van de klant via bijvoorbeeld Graydon of Altares Dun & Bradstreet. Dit geeft je inzicht in hun betalingsgedrag en financiële stabiliteit.
3. Korte betalingstermijnen: Hanteer, waar mogelijk, korte betalingstermijnen (bijvoorbeeld 14 of 21 dagen). Hoe langer de termijn, hoe groter de kans op vergeten facturen.
4. Automatiseer je debiteurenbeheer: Tools zoals Payt kunnen automatisch herinneringen versturen en het hele proces van factuurverzending tot aanmaning stroomlijnen. Dit bespaart tijd en vermindert menselijke fouten. PAIR Finance, bijvoorbeeld, heeft in 2023 zijn activiteiten uitgebreid naar Nederland en biedt AI-gebaseerde incasso voor consumenten, waarbij 82% van de Nederlandse consumenten een oplossing vond via hun platform.
5. Duidelijke communicatie vooraf: Maak bij de start van de opdracht al duidelijke afspraken over de prijs, de omvang van de werkzaamheden en de betalingstermijn. Voorkom verrassingen achteraf.
6. Factureer snel en correct: Stuur je factuur direct na levering van de dienst of product. Zorg dat alle gegevens correct zijn en dat de factuur voldoet aan de wettelijke eisen.

Een goed preventief klant betaalt niet stappenplan kan je veel hoofdpijn en financiële schade besparen. Het is een investering in de financiële gezondheid van je bedrijf. Vanuit Amice Advocaten zien we dat bedrijven die hierin investeren, aanzienlijk minder problemen ervaren.

Veelgestelde vragen over niet-betalende klanten

Wat zijn de stappen bij een incassoprocedure?

Een incassoprocedure begint met het sturen van herinneringen en een formele aanmaning. Als dit niet werkt, schakel je een incassobureau of advocaat in die een minnelijke procedure start; bij uitblijven van betaling kan een gerechtelijke procedure volgen. De Credit Registration Bureau (BKR) registreerde eind 2025 7,1 miljoen mensen met krediet in Nederland, waarvan 434.000 (2,9% van de bevolking) betalingsachterstanden hadden, volgens BKR (2025). Dit toont aan dat betalingsachterstanden een reëel en wijdverbreid probleem zijn.

Hoe lang mag een bedrijf wachten met een incasso?

Een bedrijf mag niet onbeperkt wachten met een incasso; de verjaringstermijn voor vorderingen is doorgaans vijf jaar, maar kan korter zijn voor consumentenkoop. Het is echter sterk aan te raden om zo snel mogelijk actie te ondernemen, omdat de kans op inning afneemt naarmate de tijd verstrijkt. Barry de Goeij van Altares Dun & Bradstreet merkte op dat er “geen eenduidige verklaring” is voor de afname van tijdige betalingen, maar “aanhoudende inflatie en stijgende kosten” als mogelijke factoren werden genoemd in 2025. Dit onderstreept de noodzaak van snel handelen in een veranderende economie.

Wat te doen als je een rekening niet kunt betalen?

Als je zelf een rekening niet kunt betalen, neem dan direct contact op met de schuldeiser om een betalingsregeling te treffen of uitstel te vragen. Open communicatie en proactief handelen zijn hierbij cruciaal om verdere kosten en juridische stappen te voorkomen. Veel bedrijven zijn bereid mee te denken als je tijdig en eerlijk communiceert over je situatie.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een schriftelijke sommatie waarin een schuldeiser de schuldenaar formeel in gebreke stelt voor een openstaande factuur en een laatste termijn stelt voor betaling. Dit document is een voorwaarde voor het in rekening brengen van incassokosten en het starten van verdere juridische stappen, zeker in het klant betaalt niet stappenplan. Het dient als een officiële waarschuwing en een poging om de betaling alsnog te verkrijgen zonder tussenkomst van de rechter.

Wat zijn de regels voor incassokosten?

De regels voor incassokosten zijn vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK), die de maximale hoogte van deze kosten bepaalt en eist dat bij consumenten een WIK-brief wordt gestuurd. Voor zakelijke vorderingen zijn de regels flexibeler, mits overeengekomen in algemene voorwaarden, maar ook hier geldt een redelijkheidsbeginsel. Het is belangrijk om de wettelijke kaders te kennen om te voorkomen dat je onterecht kosten in rekening brengt of te veel betaalt.

Het omgaan met een klant die niet betaalt, vereist een gestructureerd en weloverwogen klant betaalt niet stappenplan. Van vriendelijke herinneringen tot het inschakelen van juridische expertise, elke stap is gericht op het zo efficiënt mogelijk innen van je openstaande facturen en het minimaliseren van risico’s. Bij Amice Advocaten staan we klaar om je te adviseren en te ondersteunen bij complexe incassozaken. Neem contact met ons op via info@amice-advocaten.nl of bel ons op 0302300230 voor gespecialiseerd juridisch advies en begeleiding bij jouw klant betaalt niet stappenplan.